Oleh Resti sanggraini
BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Tata
ruang kantor atau biasa disebut juga Layout
adalah salah satu penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam
perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala
produktivitas besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat
bervariasi, dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang
proses kerja.
Kondisi
tata ruang kantor dapat memberikan pengaruh terhadap hasil kerja karyawan
disuatu perusahaan yang nantinya akan memberikan dampak tersendiri pada
perusahaan tersebut. Seperti letak tata ruang yang kurang tepat dan suasana
lingkungan perkantoran yang kurang nyaman, ataupun prosedur kerja yang belum
sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, sehingga hal ini dapat membuat
karyawan cepat lelah, rasa malas dan suntuk serta kurangnya konsentrasi
terhadap pekerjaan, mengulur waktu, pemborosan biaya dalam penggunaan alat
tulis kantor (ATK) serta rasa bosan yang terus menerus.
Hal ini dapat menjadi
suatu permasalahan yang sulit dihindari apabila perusahaan tidak segera mungkin
merubah sistem dan menjadikannya lebih baik lagi.
Tata
ruang kantor yang baik dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan
hasil dari perencanan yang tepat dari seseorang atau tim yang bertanggungjawab
dalam merancang ruang kantor dan mereka harus memahami dulu bahwa pemakaian
ruang suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus dan berkelanjutan
mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan pekerjaan.
Pada
setiap komponen-komponen yang berjalan, seperti pekerjaan, mekanisme pekerjaan,
perlengkapannya, ruangannya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para
karyawannya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dalam bekerjasama
dalam mewujudkan suatu kinerja kerja yang maksimal.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis
tertarik untuk membuat makalah ini dengan judul Pengaruh Tata Ruang Kantor
Terhadap Motivasi Kerja Karyawan.
B. Rumusan
Masalah
Dari latar belakang di atas dapat dibuat rumusan masalah
sebagai berikut :
1.
Apa saja keuntungan tata ruang kantor ?
2.
Apa saja jenis-jenis tata ruang kantor ?
3.
Apa saja prinsip dan azas tata ruang kantor ?
4.
Bagaimana pengaruh tata ruang kantor terhadap
motivasi kerja karyawan ?
C. Tujuan
Penulisan
Adapun
tujuan dari penulisan makalah ini yaitu :
1. Untuk
memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kantor.
2. Untuk
mengetahui keuntungan tata ruang kantor.
3. Untuk
mengetahui jenis-jenis tata ruang kantor.
4. Untuk
mengetahui prinsip dan azas tata ruang kantor
5. Untuk
mengetahui pengaruh tata ruang kantor terhadap motivasi kerja karyawan.
D. Manfaat
Penulisan
Adapun
manfaat dalam penulisan makalah ini adalah untuk menambah wawasan penulis dan pembaca
mengenai tata ruang kantor, khususnya pengaruh tata ruang kantor terhadap
motivasi kerja karyawan.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal
dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat
kedudukan pimpinan, jabatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja. Pengertian
kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor
dalam arti statis.
Kantor
dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/
pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis
merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan
kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jabatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian
tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli
diantaranya yaitu :
1. Menurut
Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut
mungkin diberikan.
2. Prajudi
Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus
dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital
resources-information.
4. Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari
definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani
data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
sampai menyalurkannya.
B. Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah
tata ruang kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan
, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefenisikan tata ruang kantor diantaranya sebagai berikut :
1. George
R. Terry mengemukakan bahwa tata ruang kantor sebagai berikut : “Office layout is the determination of space
requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a
practical arrangement of the physical factors considered necessary for the
execution of the office work within reasonable cost“, (tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya
secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata ruang kantor
dapat juga dinyatakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor
serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja
dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai
efisiensi.
2. Moekijat
(1995:135) Tata ruang kantor adalah lingkungan
fisik atau sesuatu yang berada di sekitar pekerja yang meliputi cahaya, warna,
udara, suara serta musik yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan
tugas-tugas yang dibebankan.
3. Menurut
George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie (1988:200) menyatakan Tata
ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan
ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak.
4. Menurut
Littlefield and Peterson (1956:117) menyatakan Tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai
yang tersedia.
C. Tujuan Tata Ruang Kantor
Apabila dirinci maka tujuan tata
ruang kantor menurut para ahli adalah sebagai berikut :
1.
Komarudin,
(1985:163)
a.
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu
para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
b.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan
yang bersangkutan.
c.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja
secara efisien.
d.
Mencegah para pegawai di bagian lain
terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara
bising lainnya.
e.
Menciptakan kenyamaan bekerja bagi para
pegawai.
f.
Memberikan kesan yang baik terhadap para
pengunjung.
g.
Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
a)
Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b)
Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi
keperluan lain pada waktu waktu
tertentu.
c)
Kemungkinan perkembangan dan perluasan
kegiatan di kemudian hari.
2.
Menurut
The Liang Gie
a.
Pekerjaan di kantor itu dalam proses
pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
b.
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat
mengalir secara lancer.
c.
Kesehatan dan kepuasaan bekerja para
pegawai dapat terpelihara.
d.
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat
berlangsung secara memuaskan.
e.
Seluruh ruang dipergunakan secara
efesien untuk keperluan pekerjaan.
f.
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang
bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
g.
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan
untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. (The Liang
Gie, 1988:207).
3.
Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan
bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
a.
Persyaratan peraturan
perundang-undangan dipenuhi.
b.
Setiap ruangan dipergunakan sehingga
bermanfaat besar.
c.
Kondisi kerja yang baik disediakan bagi
setiap orang.
d.
Memudahkan pengawasan untuk dapat
melihat staf yang bekerja.
e.
Rasa memiliki dan loyalitas pada
kelompok kerja terpelihara.
f.
Komunikasi dan arus kerja diperlancar.
g.
Operasi yang bising dan mengganggu
dipisahkan tersendiri.
h.
Saling mengganggu antar pegawai
dihindarkan.
i.
Menyediakan pelayanan yang baik,
misalnya listrik, telepon.
j.
Memberikan keamanan. (The Liang Gie,
1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa
tujuan tata ruang kantor
adalah memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan
digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan, Menambah semangat kerja pegawai, Memberikan
kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor, dan Mempermudah
pengawasan.
D.
Pengertian
Motivasi Kerja
Motivasi berasal dari kata latin movere yang
berarti dorongan atau menggerakkan. Motivasi (motivation) dalam
manajemen hanya ditujukan pada sumber daya manusia umumnya dan bawahan
khususnya. Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mengarahkan daya dan potensi
bawahan, agar mau bekerja sama secara produktif berhasil mencapai dan
mewujudkan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini adalah
pengertian-pengertian motivasi kerja menurut para ahli, diantaranya yaitu :
Motivasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), (2008:930) adalah dorongan yang timbul pada diri seseorang sadar atau tidak
sadar untuk melakukan suatu tindakan dengan tujuan tertentu, atau usaha–usaha
yang dapat menyebabkan seseorang atau sekelompok orang tertentu bergerak
melakukan sesuatu karena ingin mencapai tujuan yang dikehendaki.
Motivasi kerja menurut Stephen P. Robbin (2006:214) merupakan proses yang berperan pada intensitas, arah,
dan lamanya berlangsung upaya individu ke arah pencapaian tujuan.
Menurut Malayu S.P.
Hasibuan (2005:141) motivasi kerja adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan,
dan mendukung perilaku manusia, supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai
hasil kerja yang optimal.
Sedangkan menurut Kusnadi (2002:330) motivasi kerja
adalah upaya-upaya yang memunculkan semangat dari dalam orang itu sendiri
melalui fasilitas penyediaan kepuasan.
Dari pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa motivasi kerja merupakan suatu keahlian dalam mengarahkan
atau mengendalikan dan menggerakan seseorang untuk melakukan tindakan akan
perilaku yang diinginkan berdasarkan sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan
untuk mencapai tujuan tertentu.
BAB III
PEMBAHASAN
A.
Keuntungan Tata Ruang Kantor
The Liang Gie
(1998:188) mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya :
1.
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu
para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan
yang bersangkutan.
3.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja
secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk
keperluan yang sebanyak-banyaknya, dan
4.
Mencegah para pegawai di bagian lain
terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Keuntungan tata ruang kantor adalah :
1. Konsentrasi kerja lebih terjamin
2. Pekerjaan yang bersifat rahasia,
dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3. Untuk menambah kewibawaan, status
pejabatsehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
4. Untuk menjamin keberhasilan kerja
dan merasaikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
B.
Jenis Tata Ruang Kantor
Tata
ruang kantor dapat diperoleh dengan tata ruang kantor yang efektif, antara lain
:
1. Tata Ruang Terbuka
Tata
ruang terbuka adalah tata ruang yang menempatkan beberapa unit kerja pada suatu
ruangan besar dan terbuka, antara satu unit kerja lainnya tidak diberi pembatas
ruangan sehingga antar unit kerja dapat berbuhubungan secara langsung.
Keuntungan
tata ruang terbuka, menurut The Liang Gie (1998), adalah :
a) Memungkinkan pengawasan yang lebih
efektif terhadap segenap pegawai.
b) Lebih memudahkan hubungan di antara
para pegawai sehingga memungkinkan tumbuh persatuan yang lebih erat.
c) Lebih memudahkan tersebarnya cahaya
dan edaran udara.
d) Kalau terjadi penambahan pegawai
atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelsaian sesuatu
pekerjaan, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.
e) Penghematan ruang lantai karena
lantai yang berfungsi sebagai penyekat atau pembatas ruangan dapat difungsikan.
f) Fleksibilitas dalam tata ruang
karena peralatan kerja dapat lebih mudah ditata pada ruang yang besar dari pada
ruang-ruang yang sempit.
g) Penghematan dalam penggunaan
penerangan.
2. Tata Ruang Terpisah
Tata
ruang terpisah adalah pengelompokkan ruang kerja antara satu unit dengan unit
kerja lainnya dalam ruang tersendiri dipisahkan oleh pembatas ruangan atau
gedung.
Keuntungan
tata ruang terpisah, antara lain :
a) Suasana tidak berhubungan dengan
perseorangan shingga bila terdapat seorang personil yang lalai bekerja tidak
mempengaruhi sejawat lainnya.
b) Suara gaduh yang ditimbulkan oleh
eorang pesonil dalam bekerja tidak menggaduh sejawat lainnya.
c) Lebih tepat bagi personil yang
membutuhkan suasana kerja tertentu, seperti suasana kerja yang tenang bagi
personil yang membutuhkan konsentrasi kerja, dan
d) Tamu dapat berbicara lebih bebas,
tidak risih untuk didengar oleh orang lain dalam membicarakan hal-hal yang
khusus dengan seorang personil.
C.
Prinsip dan Azas Tata Ruang Kantor
Penataan ruang kantor dilakukan
dengan prinsip, antara lain :
1. Proses pelaksanaan pekerjaan kantor
menempuh jarak yang sepndek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat
berfungsi dengan baik
3. Satuan-satuan pekerjaan yang
berhubungan dengan erat satu sama lain dikelompokkan pada tempat yang
berdekatan sehingga lebih mudah untuk melakukan saling berhubungan.
4. Satuan pusat yaitu satuan yang
memiliki kaitan pekerjaan dengan semua satuan kerja ditempat pada kantor bagian
tengah sehingga lebih mudah dijangkau oleh satuan lain.
5. Segenap ruang dipergunakan secara
efisien atau memiliki manfaat terbesar untuk keperluan pekerjaan.
6. Dapat memilihara kepuasan kerja para
pegawai.
7. Penempatan satuan tugas yang menimbulkan
suara (bising) relative terpisah dari satuan lain terutama dari satuan yang
memerlukan ketenangan kerja.
8. Dapat dilakukan kegiatan pengawasan
terhadap pekerjaan dengan baik.
9. Dapat memberikan kesan yang baik
terhadap pihak luar yang mengunjungi kantor.
10. Satuan-satuan yang tugas
pekerjaannya melayani public di tempat pada kantor bagian depan sehingga lebih
cepat diperoleh oleh public dan tidak mengganggu satuan lain.
11. Sususnan tempat kerja mudah diubah
sewaktu-waktu diperlukan.
Sumber
lain juga menyatakan bahwa Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor sebagai berikut :
a.
Pekerjaan
harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b.
Bagian-bagian dan seksi-seksi yang
berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian.
c.
Aliran pekerjaan harus sederhana,
sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam
jarak yang pendek.
d.
Meletakkan perlengkapan kantor harus
dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e.
Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran
yang sama dalam sebuah ruangan.
f.
Menyusun meja harus sedemikian rupa
sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g.
Kesatuan yang banyak berhubungan dengan
masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h.
Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh,
sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan
lainnya.
i.
Hendaknya tempat arsip-arsip kantor
berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
Dalam
rangka memenuhi tata ruang kerja yang baik, disamping mempertimbangkan
prinsip-prinsip tata ruang kantor tersebut diatas, perlu juga mempertimbangkan
azas-azas pokok tata ruag kantor, yaitu :
1. Asas
jarak terpendek, yaitu dengan berpedoman pada bentuk garis lurus diantara dua
titik.
2. Asas
rangkaian kerja, yaitu menuru rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelsaian
pekerjaan.
3. Asas
penggunaan segenap ruangan, yaitu mendayagunakan segenap ruangan secara
beribang, utnuk menghindari pada suatu bagian ruang penuh sesak sementara
bagian lainnya kosong , dan
4. Asas
perubahan susunan tempat kerja. (Richard Muther dalam Gie, 1998).
D. Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap
Motivasi Kerja Karyawan
Lingkungan kerja dapat memberikan
pengaruh yang besar terhadap kinerja karyawan. Lingkungan kerja merupakan suatu
lingkungan dimana para karyawan tersebut melaksanakan tugas dan kewajibannya
sehari-hari (Agus Ahyari, 1986 : 128).
Lingkungan kerja dapat berupa lingkungan fisik maupun non fisik.
Lingkungan fisik perusahaan meliputi kedaaan penerangan, keadaan sirkulasi
udara dan Tata Ruang. Sedangkan lingkungan non fisik meliputi suasana kerja,
keamanan dan lain-lain.
Dengan lingkungan kerja yang baik
dapat membuat karyawan merasa nyaman dan betah dalam bekerja, sehingga
mendorong karyawan bersemangat dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Begitu
juga sebaliknya lingkungan kerja yang tidak layak dan tidak sesuai dapat
mengganggu karyawan dalam bekerja.
Tata ruang kantor juga termasuk
didalam lingkungan kerja. Tata ruang yang baik mendukung suatu metode untuk
membenahi dan menyusun alat-alat perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan
yang bertujuan untuk memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan
suatu segi yang paling dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan
tata ruang yang baik akan membantu mekanisme/arus pekerjaan berjalan lancar,
ketentraman, kesenangan dan kegairan kerja menjadi idaman setiap karyawan dan
idaman itu bisa diperoleh jika penyusunan tata ruang kantor itu baik (Didi
Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang
nyaman, khususnya tata ruang kantor yang baik akan memberikan dorongan kepada
karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh sehingga dapat meningkatkan kinerja
karyawan untuk lebih berprestasi terhadap pencapaian tujuan.
BAB VI
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berdasarkan
hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Tata Ruang
mempunyai pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja karyawan. Perusahaan harus memperhatikan
faktor-faktor yang dapat meningkatkan kinerja karyawan diantaranya yaitu faktor
tata ruang kantor.
Tata ruang yang baik sangat
penting diperhatikan oleh perusahaan karena mempunyai pengaruh terhadap
kinerja karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Makalah ini membahas tentang
lingkungan fisik tata ruang kantor yang memberikan dampak positif bagi peningkatan
kinerja karyawan.
Perusahaan
dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah
karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu
kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
B.
Saran
Perusahaan
dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah
karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu
kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
Kondisi
lingkungan kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap
psikologis karyawan sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan
berprestasi dalam melakukan pekerjaannya.
2 komentar