Saturday, November 8, 2014

Tata Kantor



Oleh Resti sanggraini

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses kerja.
Kondisi tata ruang kantor dapat memberikan pengaruh terhadap hasil kerja karyawan disuatu perusahaan yang nantinya akan memberikan dampak tersendiri pada perusahaan tersebut. Seperti letak tata ruang yang kurang tepat dan suasana lingkungan perkantoran yang kurang nyaman, ataupun prosedur kerja yang belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, sehingga hal ini dapat membuat karyawan cepat lelah, rasa malas dan suntuk serta kurangnya konsentrasi terhadap pekerjaan, mengulur waktu, pemborosan biaya dalam penggunaan alat tulis kantor (ATK) serta rasa bosan yang terus menerus.
Hal ini dapat menjadi suatu permasalahan yang sulit dihindari apabila perusahaan tidak segera mungkin merubah sistem dan menjadikannya lebih baik lagi.
Tata ruang kantor yang baik dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanan yang tepat dari seseorang atau tim yang bertanggungjawab dalam merancang ruang kantor dan mereka harus memahami dulu bahwa pemakaian ruang suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus dan berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan pekerjaan.
Pada setiap komponen-komponen yang berjalan, seperti pekerjaan, mekanisme pekerjaan, perlengkapannya, ruangannya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para karyawannya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dalam bekerjasama dalam mewujudkan suatu kinerja kerja yang maksimal.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk membuat makalah ini dengan judul Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Motivasi Kerja Karyawan.
B.     Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut :
1.      Apa saja keuntungan tata ruang kantor ?
2.      Apa saja jenis-jenis tata ruang kantor ?
3.      Apa saja prinsip dan azas tata ruang kantor ?
4.      Bagaimana pengaruh tata ruang kantor terhadap motivasi kerja karyawan ?
C.    Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini yaitu :
1.      Untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kantor.
2.      Untuk mengetahui keuntungan tata ruang kantor.
3.      Untuk mengetahui jenis-jenis tata ruang kantor.
4.      Untuk mengetahui prinsip dan azas tata ruang kantor
5.      Untuk mengetahui pengaruh tata ruang kantor terhadap motivasi kerja karyawan.
D.    Manfaat Penulisan
            Adapun manfaat dalam penulisan makalah ini adalah untuk menambah wawasan penulis dan pembaca mengenai tata ruang kantor, khususnya pengaruh tata ruang kantor terhadap motivasi kerja karyawan.




BAB II
LANDASAN TEORI

A.    Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jabatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jabatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
1.      Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
2.      Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3.      Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.
4.      Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
B.     Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan , mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefenisikan tata ruang kantor diantaranya sebagai berikut :
1.      George R. Terry mengemukakan bahwa tata ruang kantor sebagai berikut : “Office layout is the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost“, (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat juga dinyatakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi.
2.      Moekijat (1995:135) Tata ruang kantor adalah lingkungan fisik atau sesuatu yang berada di sekitar pekerja yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan.
3.      Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie (1988:200) menyatakan Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
4.      Menurut Littlefield and Peterson (1956:117) menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
C.    Tujuan Tata Ruang Kantor
Apabila dirinci maka tujuan tata ruang kantor menurut para ahli adalah sebagai berikut :
1.      Komarudin, (1985:163)
a.       Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
b.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c.       Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
d.      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
e.       Menciptakan kenyamaan bekerja bagi para pegawai.
f.       Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
g.      Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
a)      Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b)      Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu waktu    tertentu.
c)      Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

2.      Menurut The Liang Gie
a.       Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
b.      Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer.
c.       Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
d.      Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
e.       Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan.
f.       Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
g.      Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. (The Liang Gie, 1988:207).
3.      Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
a.       Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi.
b.      Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar.
c.       Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang.
d.      Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja.
e.       Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara.
f.       Komunikasi dan arus kerja diperlancar.
g.      Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri.
h.      Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan.
i.        Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon.
j.        Memberikan keamanan. (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor adalah memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan, Menambah semangat kerja pegawai, Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor, dan Mempermudah pengawasan.
D.    Pengertian Motivasi Kerja
Motivasi berasal dari kata latin movere yang berarti dorongan atau menggerakkan. Motivasi (motivation) dalam manajemen hanya ditujukan pada sumber daya manusia umumnya dan bawahan khususnya. Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mengarahkan daya dan potensi bawahan, agar mau bekerja sama secara produktif berhasil mencapai dan mewujudkan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini adalah pengertian-pengertian motivasi kerja menurut para ahli, diantaranya yaitu :
Motivasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), (2008:930) adalah dorongan yang timbul pada diri seseorang sadar atau tidak sadar untuk melakukan suatu tindakan dengan tujuan tertentu, atau usaha–usaha yang dapat menyebabkan seseorang atau sekelompok orang tertentu bergerak melakukan sesuatu karena ingin mencapai tujuan yang dikehendaki.
Motivasi kerja menurut Stephen P. Robbin (2006:214) merupakan  proses yang berperan pada intensitas, arah, dan lamanya berlangsung upaya individu ke arah pencapaian tujuan.
Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:141) motivasi kerja adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia, supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil kerja yang optimal.
Sedangkan menurut Kusnadi (2002:330) motivasi kerja adalah upaya-upaya yang memunculkan semangat dari dalam orang itu sendiri melalui fasilitas penyediaan kepuasan.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja merupakan suatu keahlian dalam mengarahkan atau mengendalikan dan menggerakan seseorang untuk melakukan tindakan akan perilaku yang diinginkan berdasarkan sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan untuk mencapai tujuan tertentu.


BAB III
PEMBAHASAN

A.    Keuntungan Tata Ruang Kantor
The Liang Gie (1998:188) mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya :
1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3.      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya, dan
4.      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Keuntungan tata ruang kantor adalah :
1.      Konsentrasi kerja lebih terjamin
2.      Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3.      Untuk menambah kewibawaan, status pejabatsehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
4.      Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasaikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
B.     Jenis Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor dapat diperoleh dengan tata ruang kantor yang efektif, antara lain :


1.      Tata Ruang Terbuka
Tata ruang terbuka adalah tata ruang yang menempatkan beberapa unit kerja pada suatu ruangan besar dan terbuka, antara satu unit kerja lainnya tidak diberi pembatas ruangan sehingga antar unit kerja dapat berbuhubungan secara langsung.
Keuntungan tata ruang terbuka, menurut The Liang Gie (1998), adalah :
a)      Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.
b)      Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai sehingga memungkinkan tumbuh persatuan yang lebih erat.
c)      Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan edaran udara.
d)     Kalau terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelsaian sesuatu pekerjaan, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.
e)      Penghematan ruang lantai karena lantai yang berfungsi sebagai penyekat atau pembatas ruangan dapat difungsikan.
f)       Fleksibilitas dalam tata ruang karena peralatan kerja dapat lebih mudah ditata pada ruang yang besar dari pada ruang-ruang yang sempit.
g)      Penghematan dalam penggunaan penerangan. 
2.      Tata Ruang Terpisah
Tata ruang terpisah adalah pengelompokkan ruang kerja antara satu unit dengan unit kerja lainnya dalam ruang tersendiri dipisahkan oleh pembatas ruangan atau gedung.
Keuntungan tata ruang terpisah, antara lain :
a)      Suasana tidak berhubungan dengan perseorangan shingga bila terdapat seorang personil yang lalai bekerja tidak mempengaruhi sejawat lainnya.
b)      Suara gaduh yang ditimbulkan oleh eorang pesonil dalam bekerja tidak menggaduh sejawat lainnya.
c)      Lebih tepat bagi personil yang membutuhkan suasana kerja tertentu, seperti suasana kerja yang tenang bagi personil yang membutuhkan konsentrasi kerja, dan
d)     Tamu dapat berbicara lebih bebas, tidak risih untuk didengar oleh orang lain dalam membicarakan hal-hal yang khusus dengan seorang personil.
C.    Prinsip dan Azas Tata Ruang Kantor
Penataan ruang kantor dilakukan dengan prinsip, antara lain :
1.      Proses pelaksanaan pekerjaan kantor menempuh jarak yang sepndek mungkin.
2.      Rangkaian aktivitas tata usaha dapat berfungsi dengan baik
3.      Satuan-satuan pekerjaan yang berhubungan dengan erat satu sama lain dikelompokkan pada tempat yang berdekatan sehingga lebih mudah untuk melakukan saling berhubungan.
4.      Satuan pusat yaitu satuan yang memiliki kaitan pekerjaan dengan semua satuan kerja ditempat pada kantor bagian tengah sehingga lebih mudah dijangkau oleh satuan lain.
5.      Segenap ruang dipergunakan secara efisien atau memiliki manfaat terbesar untuk keperluan pekerjaan.
6.      Dapat memilihara kepuasan kerja para pegawai.
7.      Penempatan satuan tugas yang menimbulkan suara (bising) relative terpisah dari satuan lain terutama dari satuan yang memerlukan ketenangan kerja.
8.      Dapat dilakukan kegiatan pengawasan terhadap pekerjaan dengan baik.
9.      Dapat memberikan kesan yang baik terhadap pihak luar yang mengunjungi kantor.
10.  Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya melayani public di tempat pada kantor bagian depan sehingga lebih cepat diperoleh oleh public dan tidak mengganggu satuan lain.
11.  Sususnan tempat kerja mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Sumber lain juga menyatakan bahwa  Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor sebagai berikut :
a.       Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b.      Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c.       Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d.      Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e.       Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f.       Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g.      Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h.      Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i.        Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
Dalam rangka memenuhi tata ruang kerja yang baik, disamping mempertimbangkan prinsip-prinsip tata ruang kantor tersebut diatas, perlu juga mempertimbangkan azas-azas pokok tata ruag kantor, yaitu :
1.      Asas jarak terpendek, yaitu dengan berpedoman pada bentuk garis lurus diantara dua titik.
2.      Asas rangkaian kerja, yaitu menuru rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelsaian pekerjaan.
3.      Asas penggunaan segenap ruangan, yaitu mendayagunakan segenap ruangan secara beribang, utnuk menghindari pada suatu bagian ruang penuh sesak sementara bagian lainnya kosong , dan
4.      Asas perubahan susunan tempat kerja. (Richard Muther dalam Gie, 1998).

D.    Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Motivasi Kerja Karyawan
Lingkungan kerja dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap kinerja karyawan. Lingkungan kerja merupakan suatu lingkungan dimana para karyawan tersebut melaksanakan tugas dan kewajibannya sehari-hari (Agus Ahyari, 1986 : 128).  Lingkungan kerja dapat berupa lingkungan fisik maupun non fisik. Lingkungan fisik perusahaan meliputi kedaaan penerangan, keadaan sirkulasi udara dan Tata Ruang. Sedangkan lingkungan non fisik meliputi suasana kerja, keamanan dan lain-lain.
Dengan lingkungan kerja yang baik dapat membuat karyawan merasa nyaman dan betah dalam bekerja, sehingga mendorong karyawan bersemangat dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Begitu juga sebaliknya lingkungan kerja yang tidak layak dan tidak sesuai dapat mengganggu karyawan dalam bekerja.
Tata ruang kantor juga termasuk didalam lingkungan kerja. Tata ruang yang baik mendukung suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan suatu segi yang paling dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan tata ruang yang baik akan membantu mekanisme/arus pekerjaan berjalan lancar, ketentraman, kesenangan dan kegairan kerja menjadi idaman setiap karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika penyusunan tata ruang kantor itu baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang nyaman, khususnya tata ruang kantor yang baik akan memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan untuk lebih berprestasi terhadap pencapaian tujuan.

BAB VI
PENUTUP

A.    Kesimpulan
            Berdasarkan hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Tata Ruang mempunyai pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja karyawan. Perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat meningkatkan kinerja karyawan diantaranya yaitu faktor tata ruang kantor.
Tata  ruang yang baik sangat penting diperhatikan oleh perusahaan  karena mempunyai pengaruh terhadap kinerja karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Makalah ini membahas tentang lingkungan fisik tata ruang kantor yang memberikan dampak positif bagi peningkatan kinerja karyawan.
Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
B.     Saran
            Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
            Kondisi lingkungan kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap psikologis karyawan sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan berprestasi dalam melakukan pekerjaannya.
Load disqus comments

2 komentar