Oleh Nova suntia Yusni
ADMNISTRASI KETATAUSAHAAN DAN LAYANAN KHUSUS
ADMNISTRASI KETATAUSAHAAN DAN LAYANAN KHUSUS
A.
Administrasi ketatausahaan
Pengertian
1. Pengertian
Administrasi
Menurut Musanef
dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia, mengemukakan bahwa
Administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang
teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan
prasarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan.
2.
Pengertian Tata Usaha
Menurut The
Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian
tata usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan
dalam setiap usaha kerja sama.
The Liang Gie (1998;16) merumuskan
pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi”.
Dalam buku dasar-dasar
administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP Padang
(1986;61) dikemukakan bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi segenap
kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, penataan sampai dengan penyimpanan
semua
Berdasarkan pengertian diatas, bahwa
pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:
Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.
Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam
audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim,
dan disimpan.
Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat
ddisajikan sebagai informasi.
Mengadakan berbagai
keterangan untuk didistribusikan maupun
pendokumentasian
Mengirim berbagai
keteranagan- keterangan untuk di pergunakan pihak lain
Menyimpan berbagai
keterangan untuk di pergunakan pada suatu saat
Kegiatan
Menurut
The Liang Gie (1998;16)
Ciri utama kegiatan
tatausaha adalan bersifat pelayanan, merebes kesegenap bagiab dalam
organisasi dan di laksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Artinya
kegiatan tatausaha di lakukan untuk memudahkan atau meringankan kegiatan yang
bersifat operasional pada suatu
organisasi. Kegiatan tatausaha tidak mendatangi ke untungan sebagaimana
kegiatan operasonal. Kegitan pelayanan
tata usaha merupakan kegiatan yang ikut menunjang terlaksananya kegiatan
operasinal dengan baik.
Ciri kedua adalah tatausaha
menundang, artinya bahwa kegiatan usaha
berlangsung dalam keseluruhan bagian organisasi, pada organinsasi induk
maupun organisasi cabang, dalam kantor maupun luar kantor, pada tingkat menejer hingga tingkat pekerja
lapangan.
Dikemukakan oleh The
Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:
o Melayani pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organisasi
o
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
o Membantu kelancaran
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
Implikasinya
di dunia pendidikan peran melayani peksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organinsasi, diataranya : penyedian informasi siswa yang dapat
berguna bagi guru untuk
melaksanakan proses belajar mengajar di
kelas dengan baik.
Informasi siswa yang
mengalami masalah untuk di lakukan bimbingan dan konseling, serta guru yang
mengalami masalah pelaksanaan pengajaran untuk di lakuakn sepervisi pengajaran
oleh kepla sekolah. Peran tatausaha dalam menyediakan keterangan-keterangan bagi pemimpin organisasi untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Tugas-tugas ketatausahaan guru
dan kepala sebagian juga dibahas dalam bidang garapan administari pendidikan
yang lain
Pelayanan Kantor
Eksistensi kantor atau organisasi baik organisasi produk maupun jasa ditentukan
oleh kualitas layanan. Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan intern
dan layanan ekstern.
Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh
personil organisasi kepada personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh guru
dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh bendahara sekolah dalam
hal penggajian.
Layanan ekstern adalah layanan terhadap masyarakat
atau oaring yang tidak termasuk angota organisasi. Layanan dapat dilakukan
secara langsung melalui tatap muka atau melalui suatu alat komunikasi.
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan secara langsung adalah:
o Menghormati pelanggan
o
Mengetahui
maksud pelayanan
o
Menyenangkan
pelanggan
o
Menghindari
berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain sehingga dapat menimbulkan
rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan
o
Hindarkan sikap
yang menunjukkan “pemberian prioritas” kepada pelangan tertentu
o
Lupakan
persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan sehingga dapat tercipta suasana
yang ramah
o Gunakan pakaian yang rapi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan
melalui alat komunikasi adalah:
o Segeralah mengangkat gang
telepon bila telepon berdering
o
Siapkan peralatan untuk mencatat pesan
o
Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau
telepon tersambung
o
Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan
o
Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan
identitasnya
o
Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon
o
Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah
yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan
o
Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak
bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor
o Pastikan bahwa nama atau
istilah ditulis dengan tepat
Pengelolaan surat
Pengertian surat
Menurut kepman dikbud nomor 091/U/1995 surat adalah
suatu sarana komunikasi yang di gunakan untuk menyampaikan informasi tertulus
oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Jenis-jenis surat
Surat menurut Jenisnya dibedakan
atas 14 jenis;
ü Surat dinas,
ü Nota dinas,
ü Memo,
ü Surat pengantar,
ü Surat kawat,
ü Surat keputusan,
ü Surat edaran,
ü Surat undangan,
ü Surat tugas,
ü Surat kuasa,
ü Surat pengumuman,
ü Surat pernyataan,
ü Surat keterangan,
ü Berita acara
surat menurut Sifat
dan derajat surat
ü Surat sangat sahasia,
ü Surat rahasia,
ü Surat terbatas,
ü Surat biasa.
Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat;
ü Kilat,
ü Segera,
ü Biasa.
Pencantuman alamat surat
Alamat surat dicantumkan pada
dua tempat yaitu : sampul dan surat. Alamat pada smapul surat terdiri atas kata
‘’Kepada Yth : nama jabatan, unit kerja dan alamat lengkap. Di depan nama
jabatan dan atau gelar pada sampul surat dan surat tidak ti cantumkan penyapa
seperti Bapak, Ibu, Saudara /I
Kode surat
kode surat di bedakan atas empat kategori yaitu:
ü Kode jabatan,
ü Kode unit,
ü Kode Perihal
Pemakaian Singkatan:
Singkatan
penggunaan dan penulisannya dalam penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama)
dipergunakan jika yang berwenang menadatangani surat menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll
Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan
Merupakan cap jabatan yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk
memenuhi ke absahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan
jabatannya. Sedangkan cap dinas merupakan
cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk
memenuhi keabsahan suatu surat pada unit oraganisasi, unik pelaksana
teknis,pusat-pusat serta lembaga, biro di lingkungan universitas / institut
atau jurusan, bagian di lingkungan sekolah tinggi, akademik dan politeknik.
Prosedur Pengrusan Surat
setiap organisasi harus ada komponen pengelolaan
surat yang terdiri dari :
© Penerima Surat,
© Pengirim surat,
© Pencatat surat,
© Pengarah surat,
© Pengolah surat.
Pengelolaan Arsip
Arsip adalah
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam
membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.
Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari:
·
Azaz penataan arsip,
·
Azaz penataan arsip terdiri dari azaz sentralisasi, azaz desentralisasi
dan
·
azaz gabungan.
System
penataan arsip,
1) Sistem penataan bersadarkan masalah.
2) Sistim penataan berdasarkan abjad
3) Sistim penataan berdasarkan tanggal.
4) Sistim penatan berdasakan nomor
5) Sistim penatan berdasakan wilayah
Prosedur penataan arsip,
Penelitian arsip yang akan di smapaikan
Pengelompokan arsip surat masuk dan arsip surat keluar.
Meneliti kesesuain lampiran dan jumlah yang di sebutkan.
Mengklasifikasikan arsip surat yang akan disimpan sesuai dengan pola
arsip tersebut.
Mengindeks arsip dengan cara memberikan ciri khas atau tanda suatu arsip
atau dokemen pada ujung kanan surat sebagai petunjuk dan tanda pengenal.
Menyusun arsip sesuai dengan sistim penyimpanan menurut pola klasifikasi
ke dalam oeralatan yang tersedia.
Peralatan dalam penataan arsip,
ü Filling cabinet
ü Sekat petunjuk
ü Tab
ü Folder
ü Kota ( box)
ü Rak arsip
Peminjaman arsip,
Merupakan
kegiatan menemukan kembali arsip yang telah di tata untuk siatu keperluan
tertentu, kegiata meminjam arsip dilakukan secara terkoordinasi dengan
menggunakan formulir lembar peminjaman arsip.
Penyusunan arsip,
Merupakan
kegiatan mencegah kemungkinan hilangnya informasi yang terkandung di dalam
setiap arsip serta menjaga kerahasian dan ke utuhan arsip. Kegiatan pemeliharan
arsip melupiti tempat, peralatan, cara menangani arsip yang rusak dan pembuatan
duplikat arsip secara secara fotografis/microfilm atau rekaman data komputer
Pemeliharaan arsip
ü Arsip yang rusak karena terbakar ditangani dengan
membungkus arsip dengan kertas halus selanjutnya di masukan kedalam korak.
ü Arsip yang terkena air atau debu di bersihkan dengan
kipas.
ü Arsip yang terkena
serangan atau cendawan dapat di tangani dengan melakukan finugasi dan
menghilangkan cedndawan dengan mengoleskan acetone.
ü Arsip yang sobek dengan merekat kembali.
ü Arsip yang terkena air dapat dilakukan dengan
mengeluarkan arsip dari dalam air dan menempatkannya padaketas kembang/penguap
(blotting paper) pada ruangan yang kering dan cukup udara.
Peranan Guru Dalam Administrasi
Ketatausahaan
o Terlibat secara langsung
atau tidak langsung dalam memberi layanan
o
Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan
menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang
penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.
o Membantu perkembangan
lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif
dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara
ekternal maupun internal.
B.
Administrasi
layanan khusus
Layanan khusus adalah suatu usaha yang tidak secara
langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar dikelas, tetapi secara khusus
diberikan oleh pihak sekolah kepada para siswanya agar mereka lebih optimal
dalam melaksanakan proses belajar mengajar.
Ada beberapa jenis layanan khusus,
Layanan bimbingan dan konseling
Layanan perpustakaan
Layanan kantin atau kafetaria
Layanan kesehatan
Layanan transportasi sekolah
Layanan asrama
Layanan laboratorium
Layanan koperasi
1)
Perpustakaan sekolah
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang
tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan,
dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah
dan tujuan pendinikan pada umumnya.
a. Fungsi
perpustakaan sekolah adalah:
fungsi
pendidikan
fungsi informasi
fungsi rekreasi
fungsi
penelitian
fungsi
penyaluran hobi
fungsi penanaman
rasa tanggung jawab
b. Pengelolaan bahan
pustaka
Sebelum bahan pustaka dapat dipinjamkan kepada
pengunjung bahan tersebut harus diolah terlebih dahulu. Proses pengolahan bahan
pustaka tersebut melalui tahap-tahap berikut:
ü klasifikasi
ü katalogisasi
ü pemberian stempel
ü pemberian nomor buku
ü pengaturan buku dirak
c. Peranan guru dalam administrasi perpustakaan sekolah
o memperkenalkan buku-buku kepada siswa dan guru-guru
o
memilih
buku-buku dan bahan pustaka lainnya yang kan dibeli
o
mempromosikan
perpustakaan baik untuk pemakaian, maupun pembinaanya
o
mengetahui jenis
dan menguasai criteria-krikteria umum yang menentukan baik buruknya susu
koleksi
o mengusahakan agar siswa aktif membantu perkembangan
perpustakaan
2)
Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)
Usaha kesehatan sekolah merupakan salah satu wahana
untuk meningkatkan kemampuan hidup sehat yang pada gilirannya menghasilkan
derajat kesehatan peserta didik yang optimal. Usaha kesehatan sekolah tersebut
bukan saja menjadi tanggung jawab pemerintah akan tetapi tanggung jawab peserta
didik dan masyarakat dimana sekolah itu berada.
a) tujuan kesehatan sekolah
·
memiliki
pengetahuan, sikap dan keterampilan untuk melaksanakan prinsip hidup sehat
serta berpartisipasi aktif didalam usaha peningkatan kesehatan disekolah,
dirumah tangga maupun dilingkungan masyarakat.
·
sehat dalam arti
fisik mental maupun social
·
memiliki daya
khayat dan daya tangkal terhadap pengaruh buruk, penyalahgunaan narkotika, obat
dan bahan berbahaya, alcohol, rook, dan sebagainya.
b) Ruang lingkup usaha kesehatan sekolah
Ruang lingkup usaha kegiatan sekolah tercermin dalam
tree program UKS yang dikenal dengan istilah trias UKS yang meliputi:
o pendidikan kesehatan
o pelayanan kesehatan
o pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat,
pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat dilaksanakan dalam rangka
menjadikan sekolah sebagai institusi pendidikan yang dapat menjamin
berlangsungnya proses belajr mengajar.
c) Peran
guru dalam UKS
·
Memberikan pelajaran
pendidikan kesehatan kepada siswa baik guru pendidik jasmani maupun guru
pendidik kelas.
·
Melakukan pemeriksaan
rutin terhadap siswa sekali seminggu.
·
Melakukan pemeriksaan
berkala sesuai dengan kartu menuju sehat sekali empat bulan,
3)
labolatorium.
Labolatorium
secara sederhana dapat diuraikan sebagai suatu tempat dimana dosen, mahasiswa,
guru, siswa, dan orang lain melaksanakan kegiatan kerja ilmiah seperti
pratikum, observasi, penelitian, demokrasi dan pembuatan model-model dalam rangka
kegiatan belajar mengajar.
I.
jenis-jenis
laboratorium
labolatorium dapat dibedakan atas berapa jenis’
jenis-jenis laboratorium tersebut biasanya disesuaikan dengan bidang studi atau
kelompok bidang studi tertentu. Jenis laboratotium tersebut antra lain:
o menurut bidang studi misalnya: labolatorium kimia,
fisika, pmp dan sebagainya
o
menurut kelompok
bidang studi misalnya : laboratorim IPS, IPA
o untuk bidang ilmu teknik labor dapat diartikan sebagai
workshop/ bengkel kerja
II.
Perencanaan
penggunaan labor
Rencana penggunaan labor minimal meperhatikan hal-hal
berikut:
o jenis labor yang akan digunakan
o
siswa atau pihak
yang akan menggunakan
o
waktu yang
tersedia
o
peralatan yang
ada
o
jenis bidang
studi
o topic yang akan dipelajari
secara lebih rinci langkah-langkah yang perlu
diperhatikan dalam perencanaan penggunaan labor adalah:
Ѿ menganalisis kurikulum secara keseluruhan
Ѿ penentuan bobot taksonomik pokok bahasab
Ѿ pengembangan desain intruksional
Ѿ pengembangan materi dan pokok bahasan
Ѿ menetapkan apakah seluruh bagian, satu atau dua materi
pokok bahasan yang memerlukan “ labotory work”
Ѿ peralatan yang akan digunakan
Ѿ penetapan langkah-langkah dalam pengajaran dengan
memakai laboratorium.
DAFTAR
PUSTAKA
Syahril dan
asmidir ilyas 2008. Prifesi kependidikan, padang, UNP Pres
http://darwoto.wordpress.com/2010/03/17/administrasi-pelayanan-khusus/
http://viviap.wordpress.com/2010/04/15/d-jenis-jenis-layanan-khusus-di-lembaga-pendidikan/
http://perangkatbelajar.blogspot.com/2012/01/administrasi-tata-usaha-tu.html
0 komentar