ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN DAN LAYANAN KHUSUS

Oleh Nova suntia yusni

ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN DAN LAYANAN KHUSUS

A.   Administrasi ketatausahaan

Pengertian

1.      Pengertian Administrasi

Menurut Musanef dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia, mengemukakan bahwa Administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan.

2.      Pengertian Tata Usaha

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian tata usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”.

Dalam buku dasar-dasar administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, penataan sampai dengan penyimpanan semua

bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi”

Berdasarkan pengertian diatas, bahwa pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:

      Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

      Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

      Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan sebagai informasi.

      Mengadakan berbagai keterangan untuk didistribusikan maupun  pendokumentasian

      Mengirim berbagai keteranagan- keterangan untuk di pergunakan pihak lain

      Menyimpan berbagai keterangan untuk di pergunakan pada suatu saat

Kegiatan

Menurut The Liang Gie (1998;16)

Ciri utama kegiatan  tatausaha adalan bersifat pelayanan, merebes kesegenap bagiab dalam organisasi dan di laksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Artinya kegiatan tatausaha di lakukan untuk memudahkan atau meringankan kegiatan yang bersifat operasional  pada suatu organisasi. Kegiatan tatausaha tidak mendatangi ke untungan sebagaimana kegiatan operasonal. Kegitan pelayanan  tata usaha merupakan kegiatan yang ikut menunjang terlaksananya kegiatan operasinal dengan baik.

                  Ciri kedua adalah tatausaha menundang, artinya  bahwa kegiatan usaha berlangsung dalam keseluruhan bagian organisasi, pada organinsasi induk maupun  organisasi  cabang, dalam kantor maupun luar kantor,  pada tingkat menejer hingga tingkat pekerja lapangan.

Dikemukakan oleh The Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:

o   Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan organisasi

o   Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat

o   Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

                        Implikasinya di dunia pendidikan peran melayani peksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organinsasi, diataranya : penyedian informasi siswa yang dapat berguna bagi guru untuk melaksanakan  proses belajar mengajar di kelas dengan baik.

                        Informasi siswa yang mengalami masalah untuk di lakukan bimbingan dan konseling, serta guru yang mengalami masalah pelaksanaan pengajaran untuk di lakuakn sepervisi pengajaran oleh kepla sekolah. Peran tatausaha dalam menyediakan  keterangan-keterangan  bagi pemimpin organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Tugas-tugas ketatausahaan guru dan kepala sebagian juga dibahas dalam bidang garapan administari pendidikan yang lain

Pelayanan Kantor

Eksistensi kantor atau organisasi  baik organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh kualitas layanan. Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan intern dan layanan ekstern.

Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh personil organisasi kepada personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh guru dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh bendahara sekolah dalam hal penggajian.

Layanan ekstern adalah layanan terhadap masyarakat atau oaring yang tidak termasuk angota organisasi. Layanan dapat dilakukan secara langsung melalui tatap muka atau melalui suatu alat komunikasi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan secara langsung adalah:

o   Menghormati pelanggan

o   Mengetahui maksud pelayanan

o   Menyenangkan pelanggan

o   Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain sehingga dapat menimbulkan rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan

o   Hindarkan sikap yang menunjukkan “pemberian prioritas” kepada pelangan tertentu

o   Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan sehingga dapat tercipta suasana yang ramah

o   Gunakan pakaian yang rapi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat komunikasi adalah:

o   Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering

o   Siapkan peralatan untuk mencatat pesan

o   Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon tersambung

o   Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan

o   Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan identitasnya

o   Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon

o   Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan

o   Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor

o   Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat

Pengelolaan surat

Pengertian surat

Menurut kepman dikbud nomor 091/U/1995 surat adalah suatu sarana komunikasi yang di gunakan untuk menyampaikan informasi tertulus oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Jenis-jenis surat

Surat menurut  Jenisnya dibedakan atas 14 jenis;

ü  Surat dinas,

ü  Nota dinas,

ü  Memo,

ü  Surat pengantar,

ü  Surat kawat,

ü  Surat keputusan,

ü  Surat edaran,

ü  Surat undangan,

ü  Surat tugas,

ü  Surat kuasa,

ü  Surat pengumuman,

ü  Surat pernyataan,

ü  Surat keterangan,

ü  Berita acara

surat menurut  Sifat dan derajat surat

ü  Surat sangat sahasia,

ü  Surat rahasia,

ü  Surat terbatas,

ü  Surat biasa.

Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat;

ü  Kilat,

ü  Segera,

ü  Biasa.

 Pencantuman alamat surat

Alamat surat dicantumkan pada dua tempat yaitu : sampul dan surat. Alamat pada smapul surat terdiri atas kata ‘’Kepada Yth : nama jabatan, unit kerja dan alamat lengkap. Di depan nama jabatan dan atau gelar pada sampul surat dan surat tidak ti cantumkan penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara /I

Kode surat

kode surat di bedakan atas empat kategori yaitu:

ü  Kode jabatan,

ü  Kode unit,

ü  Kode Perihal

Pemakaian Singkatan:

 Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll

 Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan

Merupakan cap jabatan yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk memenuhi ke absahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya. Sedangkan cap dinas merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit oraganisasi, unik pelaksana teknis,pusat-pusat serta lembaga, biro di lingkungan universitas / institut atau jurusan, bagian di lingkungan sekolah tinggi, akademik dan politeknik.

Prosedur Pengrusan Surat

setiap organisasi harus ada komponen pengelolaan surat yang terdiri dari :

©      Penerima Surat,

©      Pengirim surat,

©      Pencatat surat,

©      Pengarah surat,

©      Pengolah surat.

Pengelolaan Arsip

Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.

Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari:

·         Azaz penataan arsip,  

·         Azaz penataan arsip terdiri dari azaz sentralisasi, azaz desentralisasi dan

·         azaz gabungan.

 System penataan arsip,

1)      Sistem penataan bersadarkan masalah.

2)      Sistim penataan berdasarkan abjad

3)      Sistim penataan berdasarkan tanggal.

4)      Sistim penatan berdasakan nomor

5)      Sistim penatan berdasakan wilayah

Prosedur penataan arsip,

      Penelitian arsip yang akan di smapaikan

      Pengelompokan arsip surat masuk dan arsip surat keluar.

      Meneliti kesesuain lampiran dan jumlah yang di sebutkan.

      Mengklasifikasikan arsip surat yang akan disimpan sesuai dengan pola arsip tersebut.

      Mengindeks arsip dengan cara memberikan ciri khas atau tanda suatu arsip atau dokemen pada ujung kanan surat sebagai petunjuk dan tanda pengenal.

      Menyusun arsip sesuai dengan sistim penyimpanan menurut pola klasifikasi ke dalam oeralatan yang tersedia.

Peralatan dalam penataan arsip,

ü  Filling cabinet

ü  Sekat petunjuk

ü  Tab

ü  Folder

ü  Kota ( box)

ü  Rak arsip

Peminjaman arsip,

            Merupakan kegiatan menemukan kembali arsip yang telah di tata untuk siatu keperluan tertentu, kegiata meminjam arsip dilakukan secara terkoordinasi dengan menggunakan formulir lembar peminjaman arsip.

Penyusunan arsip,

 Merupakan kegiatan mencegah kemungkinan hilangnya informasi yang terkandung di dalam setiap arsip serta menjaga kerahasian dan ke utuhan arsip. Kegiatan pemeliharan arsip melupiti tempat, peralatan, cara menangani arsip yang rusak dan pembuatan duplikat arsip secara secara fotografis/microfilm atau rekaman data komputer

Pemeliharaan arsip

ü  Arsip yang rusak karena terbakar ditangani dengan membungkus arsip dengan kertas halus selanjutnya di masukan kedalam korak.

ü  Arsip yang terkena air atau debu di bersihkan dengan kipas.

ü  Arsip yang terkena  serangan atau cendawan dapat di tangani dengan melakukan finugasi dan menghilangkan cedndawan dengan mengoleskan acetone.

ü  Arsip yang sobek dengan merekat kembali.

ü  Arsip yang terkena air dapat dilakukan dengan mengeluarkan arsip dari dalam air dan menempatkannya padaketas kembang/penguap (blotting paper) pada ruangan yang kering dan cukup udara.

  Peranan Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan

o   Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan

o   Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.

o   Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun internal.

B.     Administrasi layanan khusus

Layanan khusus adalah suatu usaha yang tidak secara langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar dikelas, tetapi secara khusus diberikan oleh pihak sekolah kepada para siswanya agar mereka lebih optimal dalam melaksanakan proses belajar mengajar.

Ada beberapa jenis layanan khusus,

      Layanan bimbingan dan konseling

      Layanan perpustakaan

      Layanan kantin atau kafetaria

      Layanan kesehatan

      Layanan transportasi sekolah

      Layanan asrama

      Layanan laboratorium

      Layanan koperasi

1)      Perpustakaan sekolah

Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan  tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendinikan pada umumnya.

a.       Fungsi perpustakaan sekolah  adalah:

      fungsi pendidikan

      fungsi informasi

      fungsi rekreasi

      fungsi penelitian

      fungsi penyaluran hobi

      fungsi penanaman rasa tanggung jawab

b.      Pengelolaan bahan pustaka

Sebelum bahan pustaka dapat dipinjamkan kepada pengunjung bahan tersebut harus diolah terlebih dahulu. Proses pengolahan bahan pustaka tersebut melalui tahap-tahap berikut:

ü  klasifikasi

ü  katalogisasi

ü  pemberian stempel

ü  pemberian nomor buku

ü  pengaturan buku dirak

c.       Peranan guru dalam administrasi perpustakaan sekolah

o   memperkenalkan buku-buku kepada siswa dan guru-guru

o   memilih buku-buku dan bahan pustaka lainnya yang kan dibeli

o   mempromosikan perpustakaan baik untuk pemakaian,  maupun pembinaanya

o   mengetahui jenis dan menguasai criteria-krikteria umum yang menentukan baik buruknya susu koleksi

o   mengusahakan agar siswa aktif membantu perkembangan perpustakaan

2)       Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)

Usaha kesehatan sekolah merupakan salah satu wahana untuk meningkatkan kemampuan hidup sehat yang pada gilirannya menghasilkan derajat kesehatan peserta didik yang optimal. Usaha kesehatan sekolah tersebut bukan saja menjadi tanggung jawab pemerintah akan tetapi tanggung jawab peserta didik dan masyarakat dimana sekolah itu berada.

a)      tujuan kesehatan sekolah

·         memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan untuk melaksanakan prinsip hidup sehat serta berpartisipasi aktif didalam usaha peningkatan kesehatan disekolah, dirumah tangga maupun dilingkungan masyarakat.

·         sehat dalam arti fisik mental maupun social

·         memiliki daya khayat dan daya tangkal terhadap pengaruh buruk, penyalahgunaan narkotika, obat dan bahan berbahaya, alcohol, rook, dan sebagainya.

b)      Ruang lingkup usaha kesehatan sekolah

Ruang lingkup usaha kegiatan sekolah tercermin dalam tree program UKS yang dikenal dengan istilah trias UKS yang meliputi:

o   pendidikan kesehatan

o   pelayanan kesehatan

o   pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat, pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat dilaksanakan dalam rangka menjadikan sekolah sebagai institusi pendidikan yang dapat menjamin berlangsungnya proses belajr mengajar.

c)      Peran guru dalam UKS

·         Memberikan pelajaran pendidikan kesehatan kepada siswa baik guru pendidik jasmani maupun guru pendidik kelas.

·         Melakukan pemeriksaan rutin terhadap siswa sekali seminggu.

·         Melakukan pemeriksaan berkala sesuai dengan kartu menuju sehat sekali empat bulan,

3)      labolatorium.

Labolatorium secara sederhana dapat diuraikan sebagai suatu tempat dimana dosen, mahasiswa, guru, siswa, dan orang lain melaksanakan kegiatan kerja ilmiah seperti pratikum, observasi, penelitian, demokrasi dan pembuatan model-model dalam rangka kegiatan belajar mengajar.

       I.            jenis-jenis laboratorium

labolatorium dapat dibedakan atas berapa jenis’ jenis-jenis laboratorium tersebut biasanya disesuaikan dengan bidang studi atau kelompok bidang studi tertentu. Jenis laboratotium tersebut antra lain:

o   menurut bidang studi misalnya: labolatorium kimia, fisika, pmp dan sebagainya

o   menurut kelompok bidang studi misalnya : laboratorim IPS, IPA

o   untuk bidang ilmu teknik labor dapat diartikan sebagai workshop/ bengkel kerja

    II.            Perencanaan penggunaan labor

Rencana penggunaan labor minimal meperhatikan hal-hal berikut:

o   jenis labor yang akan digunakan

o   siswa atau pihak yang akan menggunakan

o   waktu yang tersedia

o   peralatan yang ada

o   jenis bidang studi

o   topic yang akan dipelajari

secara lebih rinci langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam perencanaan penggunaan labor adalah:

Ѿ   menganalisis kurikulum secara keseluruhan

Ѿ   penentuan bobot taksonomik pokok bahasab

Ѿ   pengembangan desain intruksional

Ѿ   pengembangan materi dan pokok bahasan

Ѿ   menetapkan apakah seluruh bagian, satu atau dua materi pokok bahasan yang memerlukan “ labotory work”

Ѿ   peralatan yang akan digunakan

Ѿ   penetapan langkah-langkah dalam pengajaran dengan memakai laboratorium.

DAFTAR PUSTAKA

Syahril dan asmidir ilyas 2008. Prifesi kependidikan, padang, UNP Pres

http://darwoto.wordpress.com/2010/03/17/administrasi-pelayanan-khusus/

http://yasinta-adilah.blogspot.com/2012/04/administrasi-ketata-usahaan-dan-layanan.html

http://viviap.wordpress.com/2010/04/15/d-jenis-jenis-layanan-khusus-di-lembaga-pendidikan/

http://perangkatbelajar.blogspot.com/2012/01/administrasi-tata-usaha-tu.html